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O que Rais? E como declarar?
O que Rais? E como declarar?

Como obter o programa GDRAIS?

O programa GDRAIS2012 deve ser copiado, gratuitamente, dos seguintes endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho e Emprego: http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.

Para copiar o programa GDRAIS2012, o estabelecimento deve efetuar o download (procedimento para copiar o programa no disco rígido do micro ou em mídia magnética). O microcomputador deve ter Sistema Operacional Windows XP Service Pack3, com no mínimo 1GB de espaço livre em disco e com no mínimo 1,5 GB de memória RAM."

Após a execução do download, deve-se iniciar a instalação do GDRAIS2012 com duplo clique no arquivo 'GDRAIS2012-4.0.XX-Setup.exe' (onde XX é o número da versão atual). O nome do diretório não pode ser alterado.

O programa GDRAIS2012 pode ser instalado em estações com sistema operacional Windows e Linux. No entanto, nessa estação deverá estar instalada a máquina virtual Java (JVM) versão 1.6.0, pois programa desenvolvido em Java não pode ser executado sem a JVM. A Máquina Virtual Java poderá ser obtida acessando o site www.java.com/pt_BR/download/manual_v6.jsp.

 

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Qual é a Finalidade do programa GDRAIS?

O programa GDRAIS tem três finalidades:

a)Gerador da declaração da RAIS – desenvolvido para o estabelecimento/entidade que não possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado. Nesse caso, após a digitação das informações, o declarante deverá emitir os relatórios necessários para correção de erros e arquivamento, gerar o arquivo a ser entregue e gerar as cópias de segurança do estabelecimento, as quais devem ser mantidas à disposição da fiscalização. Recomenda-se fazer mais de uma cópia de segurança.

b)Analisador de arquivo RAIS – desenvolvido para o estabelecimento/entidade que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado e gera o arquivo, conforme o layout do GDRAIS 2012, para verificar se o mesmo foi gerado corretamente e permitir a geração do arquivo de entrega.

c)Transmitir arquivo RAIS – O envio da declaração será efetuado nas funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração” do aplicativo GDRAIS2012.

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Como utilizar o GDRAIS?

O estabelecimento/entidade deve digitar corretamente as informações para evitar inconsistências que não permitirão ao programa GDRAIS gerar o arquivo a ser entregue.

O estabelecimento/entidade, possuidor de CNPJ, sem vínculo empregatício (RAIS NEGATIVA), deverá informar apenas os campos que identificam o mesmo, podendo para tanto utilizar-se do formulário RAIS Negativa Web (Internet) ou do programa GDRAIS.

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Estabelecimentos de empresas diferentes podem compor o mesmo arquivo da RAIS?

R.: Na geração da RAIS, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEI diferentes e em qualquer quantidade; o programa GDRAIS 2012 providenciará a geração do arquivo de entrega com os estabelecimentos selecionados.

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Como serão tratados erros ou inconsistências ao declarar a RAIS através dos programas facilitadores?

R.: As informações devem ser digitadas corretamente para evitar inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue. O programa GDRAIS 2012 gera os relatórios necessários para correção de erros.

Havendo inconsistências, será emitido o relatório de Erros (se houver) e o relatório de Avisos.

  • Relatório de Erros - relaciona as inconsistências que deverão ser corrigidas para que se possa gerar a declaração.

  • Relatório de Avisos – relaciona as inconsistências que não impedem a geração da declaração, mas que deverão ser verificadas pelo declarante para possível correção, pois as inconsistências podem distorcer as informações da RAIS (por ex.: remunerações incoerentes, erros de digitação, etc).

Havendo erros ou inconsistências, o estabelecimento deverá proceder da seguinte forma:

a) utilizar a opção "IMPORTAR" disponível no Menu "DECLARAÇÃO" do programa GDRAIS 2012 para proceder à correção dos erros;

b) após a correção dos erros, o estabelecimento deverá, ainda, utilizar a opção "verificar inconsistências" disponível no Menu "DECLARAÇÃO" do programa GDRAIS 2012, com o objetivo de conferir se ainda há erros no arquivo importado; e

c) realizados os procedimentos dos itens 'a' e 'b', acima, providenciar a gravação final do arquivo.

Podem ser enviadas declarações de RAIS do ano-base 2012 e anos-base 1976 a 2011 (em forma de layout Genérico).

Só podem ser transmitidos pela Internet arquivos gerados pelo GDRAIS específico do ano-base ou GDRAIS Genérico. Para download desses aplicativos acesse a página de download.


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Importação de arquivo com grande quantidade de registros

O aplicativo GDRAIS estabelece o limite de até 15.000 (quinze mil) registros para importação de um arquivo. Os Arquivos com quantidades maiores devem usar a função "Analisador".

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Não consigo localizar o arquivo ao importar

Para importar arquivos de 2011 ou de 2012 deve ser selecionada a opção de acordo com o ano. Deve-se estar atento ao caminho do arquivo, visto que por padrão o aplicativo irá procurar na pasta C:Gdraisdeclaracoes.

Observação: também dever ser selecionado o tipo de arquivo (se é ".dec" ou ".txt").

O aplicativo GDRAIS estabelece o limite de até 15.000 (quinze mil) registros para importação de um arquivo. Os Arquivos com quantidades maiores devem usar a função "Analisador".

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Como declarar a RAIS de uma empresa que tem matriz e filiais?

R: A empresa/entidade que possui filiais, agências, sucursais, com ou sem empregados, ou sem movimento no ano-base, deve fornecer as informações separadamente, por estabelecimento – CNPJ específico (subarquivo).

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É possível centralizar as informações das filiais no CNPJ da matriz da empresa?

R.: Não. A RAIS das filiais poderá ser entregue pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da filial a qual estiveram vinculados. (atenção!!)

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Como deve ser a declaração da RAIS de uma Empresa de construção civil que tem matrícula CEI vinculada ao CNPJ?

R: A declaração deve ser fornecida separadamente da seguinte forma:

1º Matriz/Filial - Iniciar a declaração pela inscrição do CNPJ com prefixo 00 e deixar o campo CEI vinculado em branco, relacionando somente os empregados que trabalham no CNPJ da Matriz/Filial, ou declarar RAIS negativa se a empresa não manteve nenhum empregado no ano base.

2º Obras (Canteiros) – Iniciar a declaração pela inscrição do CNPJ com prefixo 01 para a 1º obra, 02 para a 2º obra e assim por diante, e no campo CEI vinculado informar a matrícula CEI correspondente a cada obra com os respectivos trabalhadores vinculados ao CEI.

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Como declarar a RAIS de Empregador pessoa física, inscrita no CEI, com empregados, e que no decorrer do ano-base passou a ser pessoa jurídica (CNPJ)?

R: Deverão ser feitas duas declarações de RAIS: primeiramente declarar a RAIS da inscrição do CEI com os empregados até a data em que ocorreu a transferência; e segundo, declarar a RAIS da inscrição do CNPJ com os respectivos empregados, considerando como data de admissão a data da transferência.

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Como declarar a RAIS no caso de uma empresa que no decorrer do ano base mudou a razão social?

R: Deve informar a razão social vigente em Dezembro, conforme registro constante no CNPJ da Secretaria da Receita Federal.

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Estabelecimentos de empresas diferentes podem compor o mesmo arquivo da RAIS?

R.: Na geração da RAIS, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEI diferentes e em qualquer quantidade; o programa GDRAIS2012 providenciará a geração do arquivo de entrega com os estabelecimentos selecionados.

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CEI

Pessoa física inscrita no CEI que teve funcionários no ano-base deve declarar RAIS?

O estabelecimento inscrito no CEI que não manteve empregado no ano base está obrigado a declarar a RAIS negativa?

Como deve ser a declaração da RAIS de uma Empresa de construção civil que tem matrícula CEI vinculada ao CNPJ?

Como declarar a RAIS de Empregador pessoa física, inscrita no CEI, com empregados, e que no decorrer do ano passou a ser pessoa jurídica (CNPJ)?

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Pessoa física inscrita no CEI que teve funcionários no ano-base deve declarar RAIS?

R: Sim. O estabelecimento inscrito no Cadastro Específico do INSS (CEI) que contratou empregado durante o ano-base deve declarar a RAIS.

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O estabelecimento inscrito no CEI que não manteve empregado no ano base está obrigado a declarar a RAIS negativa?

R.: Não. O estabelecimento está dispensado de declarar a RAIS negativa.

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Como deve ser a declaração da RAIS de uma Empresa de construção civil que tem matrícula CEI vinculada ao CNPJ?

R: A declaração deve ser fornecida separadamente da seguinte forma:

1º Matriz/Filial - Iniciar a declaração pela inscrição do CNPJ com prefixo 00 e deixar o campo CEI vinculado em branco, relacionando somente os empregados que trabalham no CNPJ da Matriz/Filial, ou declarar RAIS negativa se a empresa não manteve nenhum empregado no ano base.

2º Obras (Canteiros) – Iniciar a declaração pela inscrição do CNPJ com prefixo 01 para a 1º obra, 02 para a 2º obra e assim por diante, e no campo CEI vinculado informar a matrícula CEI correspondente a cada obra com os respectivos trabalhadores vinculados.

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Como declarar a RAIS de Empregador pessoa física, inscrita no CEI, com empregados, e que no decorrer do ano-base passou a ser pessoa jurídica (CNPJ)?

R: Deverão ser feitas duas declarações de RAIS: primeiramente declarar a RAIS da inscrição do CEI com os empregados até a data em que ocorreu a transferência; e em segundo, declarar a RAIS do CNPJ com os respectivos empregados considerando como data de admissão a data da transferência.

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EMPRESA TOMADORA DE SERVIÇO

Como deve ser a declaração da RAIS de empresa tomadora de serviço?

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Como deve ser a declaração da RAIS de empresa tomadora de serviço?

R: A empresa tomadora de serviço deve declarar os empregados pertencentes ao seu quadro de funcionários. Não havendo empregados deve enviar a RAIS negativa.

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EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇO

Como deve ser a declaração da RAIS de empresa prestadora do serviço?

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Como deve ser a declaração da RAIS de empresa prestadora do serviço?

R: A empresa prestadora de serviço deve declarar os empregados pertencentes ao seu quadro de funcionários, independentemente do local ou empresa onde estes prestam serviço.

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SALÁRIO CONTRATUAL

Como declarar o salário contratual do empregado que foi contratado por hora?

Como declarar o salário contratual do empregado que recebe salário fixo + comissão.

Qual valor deve ser informado no campo salário contratual para quem não tem salário fixo (comissionista)?

Qual valor deve ser informado como salário contratual para os servidores públicos?

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Como declarar o salário contratual do empregado que foi contratado por hora?

R: Informar o salário contratual de acordo com o valor da hora previsto no contrato de trabalho.

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Como declarar o salário contratual do empregado que recebe salário fixo + comissão.

R: Para o empregado cuja CTPS conste salário+ comissão, informar o salário-base acrescido da média mensal das comissões pagas no ano-base

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Qual valor deve ser informado no campo salário contratual para quem não tem salário fixo (comissionista)?

R.: Para empregado cujo salário é pago por comissão ou por diversas tarefas com remunerações diferentes, deve-se informar a média mensal dos salários pagos no ano-base.

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Qual valor deve ser informado como salário contratual para os servidores públicos?

R.: Informar o vencimento básico, conforme valor fixado em lei.

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HORAS EXTRAS MENSAIS

No campo “horas extras mensais” devo informar também as horas normais trabalhadas?

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No campo “horas extras mensais” devo informar também as horas normais trabalhadas?

R: Não. Deve informar no campo “horas extras mensais” somente a quantidade de horas extras trabalhadas pelo empregado/servidor.

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AFASTAMENTO

Devem ser informados na RAIS do ano-base vigente os afastamentos inferiores a 15 dias, mas que a soma total de todos os afastamentos ultrapassa a 15 dias?

Empregados afastados em ano-base anterior que continuam afastados no ano-base seguinte devem ser informados?

Empregado afastado em ano-base anterior por motivo de aposentadoria por invalidez deve ser informado na RAIS dos anos-bases posteriores ao do afastamento?

Como declarar o empregado que estava afastado em ano-base anterior e no decorrer do ano-base vigente foi concedida à aposentadoria pelo INSS?

Empregado afastado durante todo o ano-base com recolhimento do FGTS deve ser declarado na RAIS? E o campo da remuneração como deve ser preenchido?


Devem ser informados na RAIS do ano-base vigente os afastamentos inferiores a 15 dias, mas que a soma total de todos os afastamentos ultrapassa a 15 dias?

R: Não. Deverão ser informados somente afastamentos superiores há 15 dias ininterruptos.

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Empregados afastados em ano-base anterior que continuam afastados no ano-base seguinte devem ser informados?

R: Sim. Para os afastamentos iniciados em ano-base anterior, a data de início a ser declarada será 1º de janeiro. Para os afastamentos que ultrapassem o ano-base, a data do fim a ser declarada será 31 de dezembro, pois a informação prestada refere-se ao ano-base 2012.

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Empregado afastado em ano-base anterior por motivo de aposentadoria por invalidez deve ser informado na RAIS dos anos-bases posteriores ao do afastamento?

R: Não. Empregado afastado por motivo de aposentadoria por invalidez (códigos 73 e 74), em ano-base anterior, não deve ser informado na RAIS dos anos-base posteriores ao do afastamento.

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Como declarar o empregado que estava afastado em ano-base anterior e no decorrer do ano-base vigente foi concedida à aposentadoria pelo INSS?

R: Para os afastamentos iniciados em ano-base anterior, a data de início a ser declarada será 1º de janeiro. O término do afastamento será conforme a data da aposentadoria do empregado, ou seja, a data do desligamento vai coincidir com a data em que ele se aposentou.

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Empregado afastado durante todo o ano-base com recolhimento do FGTS deve ser declarado na RAIS? E o campo da remuneração como deve ser preenchido?

R: Sim. E durante o período do afastamento o campo remuneração mensal deve ser preenchido da seguinte forma:

- Trabalhadores Celetistas deverá informar a remuneração somente nos casos em que houver pagamento por parte do empregador durante todo o período do afastamento.

- Servidores Públicos deverá informar a remuneração mensal percebida pelo órgão durante o período do afastamento.

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CONTRIBUIÇÃO SINDICAL PATRONAL

Empresa recolhe a contribuição sindical patronal para mais de um sindicato. Como declarar na RAIS?

Quando a contribuição sindical da empresa é paga com multa e juros, o valor a ser informado na RAIS é o valor principal ou o valor acrescido com a multa?

Empresa/Entidade sem fins lucrativos que não recolhe contribuição sindical patronal, o que deve informar na RAIS?

Como informar na RAIS a contribuição sindical patronal de estabelecimento que efetuou o recolhimento de forma centralizada na matriz ou na filial?

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Empresa recolhe a contribuição sindical patronal para mais de um sindicato. Como declarar na RAIS?

R: A empresa que recolhe em favor de mais de uma entidade sindical patronal, deve ser informado o CNPJ da entidade sindical que representa a categoria econômica preponderante (principal) da empresa.

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Quando a contribuição sindical da empresa é paga com multa e juros, o valor a ser informado na RAIS é o valor principal ou o valor acrescido com a multa?

R: A empresa deverá informar o valor total da contribuição sindical, em reais (com centavos), pago no ano-base pela empresa à entidade sindical patronal.

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Empresa/Entidade sem fins lucrativos que não recolhe contribuição sindical patronal, o que deve informar na RAIS?

R: Embora seja de recolhimento obrigatório, a contribuição sindical não é devida em alguns casos, a saber: entidades sem fins lucrativos, micros e pequenas empresas optantes pelo SIMPLES, empresas que não possuem empregados e órgãos públicos.

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Como informar na RAIS a contribuição sindical patronal de estabelecimento que efetuou o recolhimento de forma centralizada na matriz ou na filial?

R: Caberá ao estabelecimento (matriz ou filial) que realizou o pagamento da contribuição de forma centralizada, informar a entidade sindical beneficiária e o valor total pago. Deve ser marcada a opção “NÃO” como resposta a pergunta referente à centralização.

Na declaração dos demais estabelecimentos deve ser informado no campo “estabelecimento centralizador da contribuição sindical” o CNPJ da Matriz ou Filial que efetuou o pagamento das contribuições sindicais de forma centralizada. Deve ser selecionada a opção “SIM” como resposta a pergunta referente à centralização.

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CONTRIBUIÇÃO SINDICAL LABORAL

A contribuição paga por profissionais liberais em favor de conselhos de fiscalização da profissão deve ser informada no campo da contribuição sindical?

A empresa não recolheu a “contribuição sindical” do empregado em virtude do mesmo ter sido admitido posteriormente ao mês de recolhimento. Como informar o campo da contribuição sindical?

A empresa não recolheu a “contribuição sindical” do empregado em virtude do mesmo ter sido desligado anteriormente ao mês de recolhimento. Como informar o campo da contribuição sindical?


A contribuição paga por profissionais liberais em favor de conselhos de fiscalização da profissão deve ser informada no campo da contribuição sindical?

R: Não. Conselho de fiscalização de profissão não é entidade sindical, portanto, a contribuição a este conselho difere da contribuição sindical. A CLT não excetua o recolhimento da contribuição sindical dos profissionais liberais que tenham efetuado pagamento das contribuições em favor de seus conselhos respectivos. Apenas no caso dos advogados, o Supremo Tribunal Federal decidiu, na ADIN 2522/DF, que são isentos do recolhimento da contribuição sindical, tendo em vista que a Lei nº 8.906/94 atribuiu à ORDEM DOS ADVOGADOS DO BRASIL – OAB, funções tradicionalmente desempenhadas por sindicatos, na defesa dos direitos e interesses coletivos ou individuais da categoria.

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A empresa não recolheu a “contribuição sindical” do empregado em virtude do mesmo ter sido admitido posteriormente ao mês de recolhimento. Como informar o campo da contribuição sindical?

R: Caso a contribuição sindical do empregado já tenha sido recolhida por outra empresa/entidade, a empresa atual está dispensada de informar os campos “CNPJ da entidade sindical” e “valor total”. Se a contribuição sindical não foi recolhida pela a empresa anterior, é necessário que a empresa atual informe.

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A empresa não recolheu a “contribuição sindical” do empregado em virtude do mesmo ter sido desligado anteriormente ao mês de recolhimento. Como informar o campo da contribuição sindical?

R: No caso de empregados desligados anteriormente ao mês do recolhimento da contribuição sindical, não é necessário o preenchimento do campo.

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ERROS OU INCONSISTÊNCIAS

Como serão tratados erros ou inconsistências ao declarar a RAIS através dos programas facilitadores?

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Como serão tratados erros ou inconsistências ao declarar a RAIS através dos programas facilitadores?

R: Para evitar inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue, as informações devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS2012 gera os relatórios necessários para correção de erros.

Havendo erros ou inconsistências, o estabelecimento deverá proceder da seguinte forma:

a) utilizar a opção "IMPORTAR" disponível no menu "DECLARAÇÃO" do programa GDRAIS2012 para proceder à correção dos erros;

b) após a correção dos erros, o estabelecimento deverá, ainda, utilizar a opção "verificar inconsistências" disponível no menu "DECLARAÇÃO" do programa GDRAIS2012, com o objetivo de conferir se ainda há erros no arquivo importado; e

c) realizados os procedimentos dos itens a e b acima, providenciar a gravação final do arquivo.

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DECLARAÇÃO FORA DO PRAZO LEGAL

Como proceder para declarar a RAIS após o prazo legal?

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Como proceder para declarar a RAIS após o prazo legal?

R.: Após o prazo legal, as declarações da RAIS 2012 devem ser transmitidas por meio da Internet mediante a utilização do programas GDRAIS2012.

As declarações de exercícios anteriores devem ser transmitidas por meio da Internet mediante a utilização dos programas GDRAIS Genérico, ou entregues nas Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego (SRTE’s), Gerências Regionais do Trabalho e Emprego e Agências Regionais do Trabalho e Emprego.

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DIRIGENTES SINDICAIS

Como deve ser a declaração do Dirigente Sindical?

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Como deve ser a declaração do Dirigente Sindical?

R.: O dirigente sindical deve ser declarado na RAIS tanto pelo sindicato quanto pelo estabelecimento/órgão de origem, caso o mesmo tenha recebido remuneração no ano-base de ambas as partes;

Caso o empregado/servidor tenha recebido remuneração no ano-base, exclusivamente, do estabelecimento/órgão de origem apenas este deve informá-lo na RAIS;

Caso o empregado/servidor tenha recebido remuneração no ano-base, exclusivamente, do sindicato apenas este deve informá-lo na RAIS com o tipo 80 (diretor sem vínculo empregatício para o qual a empresa/órgão tenha optado pelo recolhimento do FGTS ou Dirigente sindical).

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MICROEMPREENDEDOR INDIVIDUAL

O Microempreendedor Individual - MEI deve declarar a RAIS?

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O Microempreendedor Individual - MEI deve declarar a RAIS?

R.: O Microempreendedor Individual - MEI, com empregados, está obrigado a declarar a RAIS.

Está dispensado de declarar apenas aquele que não teve empregados no ano-base (RAIS NEGATIVA), conforme o artigo 2º , §2º, da portaria/MTE nº 05/2013.