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Encargos folha PGTO
Encargos folha PGTO

Para a apuração dos encargos sobre a folha de pagamento, basicamente seguimos o mesmo processo para a maioria das empresas, nos atentando principalmente para as variações de percentuais dependendo da atividade e do grau de risco de cada empresa.

Embora o processamento seja informatizado na grande maioria das empresas, a operação do sistema depende de pessoas e estas devem estar aptas para esta operação, acompanhando as mudanças da legislação trabalhista e atualizando estas mudanças em seus sistemas de folha de pagamento por meio das parametrizações.

As parametrizações do sistema, os resultados dos cálculos, as mudanças de procedimentos internos entre outros, são fatores que afetam diretamente o resultado final e consequentemente os valores a serem recolhidos.

Por isso, não basta entender de informática ou de agilidade na operação, é preciso interpretar os resultados extraídos do sistema, compará-los com os meses anteriores e entender efetivamente se estão corretos, para só então processar os pagamentos de encargos evitando recolhimentos indevidos, multas, atrasos ou retrabalhos.

RECOLHIMENTO PREVIDENCIÁRIO DAS EMPRESAS EM GERAL

De acordo com art. 22 da Lei nº 8.212/1991, o empregador não optante pelo Simples Nacional suportará os seguintes encargos previdenciários, incidentes sobre sua folha de pagamento:

I)  20% (vinte por cento) sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas a qualquer título, durante o mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos que lhe prestem serviços, destinadas a retribuir o trabalho, qualquer que seja a sua forma, inclusive as gorjetas, os ganhos habituais sob a forma de utilidades e os adiantamentos decorrentes de reajuste salarial, quer pelos serviços efetivamente prestados, quer pelo tempo à disposição do empregador ou tomador de serviços, nos termos da lei ou do contrato ou, ainda, de convenção ou acordo coletivo de trabalho ou sentença normativa;

II) 20% (vinte por cento) sobre o total das remunerações pagas ou creditadas a qualquer título, no decorrer do mês, aos segurados contribuintes individuais que lhe prestem serviços;

III) Para financiamento da aposentadoria especial e dos benefícios concedidos em razão do grau de incidência de incapacidade laborativa decorrente dos riscos ambientais do trabalho (GIIL-RAT), incidentes sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas, a qualquer título, durante o mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos que lhe prestem serviços, correspondente à aplicação dos seguintes percentuais:

a) 1% (um por cento) para as empresas em cuja atividade preponderante o risco de acidentes do trabalho seja considerado leve;

b) 2% (dois por cento) para as empresas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado médio;

c) 3% (três por cento) para as empresas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado grave.

Nota: Além das contribuições acima previstas haverá uma contribuição adicional de 2,5% incidente sobre a base de cálculo definida nas alíneas "a" e "b" quando se tratar de:

  • Bancos comerciais, bancos de investimentos, bancos de desenvolvimento, caixas econômicas;

  • Sociedades de crédito, de financiamento ou de investimento, sociedades de crédito imobiliário, sociedades corretoras, distribuidoras de títulos ou de valores mobiliários, empresas de arrendamento mercantil, cooperativas de crédito;

  • Empresas de seguros privados ou de capitalização, agentes autônomos de seguros privados ou de crédito e entidades de previdência privada abertas ou fechadas.

IV) 15% (quinze por cento) sobre o valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestação de serviços, relativamente a serviços que lhe são prestados por cooperados por intermédio de cooperativas de trabalho; e

V) Recolhimento destinado a outras entidades (terceiros como Salário Educação, INCRA, SENAI, SESI, SENAC, SESC, SEBRAE, Fundo Aeroviário, SENAR, SEST, SENAT, SESCOOP).

Segurados que Exercem Atividades em Condições Especiais

No caso do segurado que exerce atividades em condições especiais, ou seja, aquelas em que trabalho é realizado sob exposição a agentes nocivos prejudiciais à sua saúde e integridade física e que ensejam aposentadoria especial após 15, 20 ou 25 anos de trabalho, será devida pela empresa uma contribuição adicional (além da prevista no item III acima), conforme abaixo:

Tempo de Concessão de

Aposentadoria Especial

Fatos Geradores Ocorridos de

01/04/1999

a

31/08/1999

01/09/1999

a

29/02/2000

A partir

de

01/03/2000

Após 15 anos de Contribuição

4 % 8 % 12 %

Após 20 anos de Contribuição

3 % 6 % 9 %

Após 25 anos de Contribuição

2 % 4 % 6 %

No entanto, este percentual de acréscimo incidirá exclusivamente sobre a remuneração do segurado sujeito às condições especiais que prejudiquem a saúde ou a integridade física e não sobre o total da folha de pagamento.

As alíquotas dos recolhimentos previdenciários serão fixadas de acordo com o enquadramento do Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS), que deverá ser realizado pela empresa levando em consideração sua atividade preponderante. Veja maiores detalhes no tópico FAP - Fator Acidentário de Prevenção.

Para maiores esclarecimentos sobre o recolhimento previdenciário das empresas Optantes pelo Simples Nacional acesse o tópico Microempresa e Empresa de Pequeno Porte - Contribuição ao INSS.

RESUMO DA FOLHA DE PAGAMENTO - VERBAS A CONSIDERAR

Os encargos sobre a folha de pagamento que devem ser recolhidos podem variar de empresa para empresa. Para que possamos demonstrar a forma de apuração destes encargos, tomaremos por base uma empresa de grande porte onde há certo padrão nesta apuração.

Em um resumo de folha de pagamento normalmente iremos encontrar verbas que fazem parte do cálculo em si da folha e verbas que servem como orientação para a conferência de valores a serem recolhidos ou de bases de cálculos utilizados para a apuração destes valores.

O somatório de determinadas verbas que fazem parte do cálculo em si irão formar o total (verbas de base de cálculo) que será considerado para calcular os encargos a serem recolhidos.

Exemplo

Considerando um resumo de folha (hipotético) de pagamento conforme abaixo, iremos indicar quais as verbas deverão ser consideradas para fins de composição da base de cálculo dos respectivos encargos.

Para não incorrer em erros é preciso ter sempre à mão o Quadro de Incidências Tributárias. Com base no quadro é que saberemos quais verbas deverão ser somadas para compor as bases de cálculos.

O resumo abaixo demonstra o código, a descrição, a referência (número de horas) e o valor total de cada verba gerada no respectivo mês da folha de pagamento.

Neste exemplo hipotético consideraremos as seguintes informações como encargos da empresa:

  • Bases de cálculo IRF, INSS e FGTS;

  • FGTS a recolher (8%);

  • Provisão de férias e 13º salário com encargos;

  • GPS a recolher (INSS empresa, terceiros, RAT, convênios e INSS empregados);

  • Considerando Código FPAS=515, os encargos da empresa são:

? 20% INSS empresa;

? 1% RAT/SAT;

? 3,3% Terceiros;

? 2,5% Convênios (salário-educação)

? Total de encargos INSS: 26,8%

RESUMO DA FOLHA PAGAMENTO

EMPRESA: Nome da Empresa Período: Outubro/2012

 

 

PROVENTOS

DESCONTOS

Cod  Descrição                 Referência         Valor

Cod  Descrição                 Referência       Valor

 

001  Salário Mensal                           1.422,40    12.984,47

011  Férias normais                             286,00     1.868,93

012  Média Horas Extras Férias                  6,13        47,51

018  Comissões                                    51,20        299,60

033  Salário Família                                 1,00        15,74

046  1/3 Férias Normais                                        642,57

073  Média de Variáveis ferias               117,20        11,46

 

 

* Outros

700  Serviço Militar                             220,00       775,00

 

200  I.N.S.S.                                                                   1.130,89

201  Faltas                                              12,00                   57,60

206  I.N.S.S. S/Férias                                                         282,74

215  Seguro de Vida                                                            57,86

223  Farmácia                                                                   127,61

241  Liquido de ferias                                                     2.110,85

258  I.R.F. S/Férias                                                            71,39

260  I.R.F. S/Salários                                                        863,00

261  Refeição                                          240,48               149,48

264  Vale Transporte                               148,00                127,78

275  Adiant. de Salário                                                   4.884,20

277  Convenio Odontológico                                                60,00

282  Assist.Medica Part.                                                    623,23

306  Convenio Medico                                                         70,00

 

TOTAL DE PROVENTOS                          15.870,28

TOTAL DE DESCONTOS                                                  10.616,63

 

LÍQUIDO A RECEBER                                                      5.253,65

   

BASES E EMPREGADOS

Bases de Cálculos

BC IRRF Mês:                     15.796,94

BC IRRF Ferias:                   2.570,47

BC IRRF 13 Sal:                       0,00

BC INSS Mês:                     15.796,94

BC INSS 13ºSal:                       0,00

BC FGTS Mês:                     16.571,94

BC FGTS 13 sal:                       0,00

BC FGTS Rescisão:                     0,00

BC FGTS 13 rescisão:                  0,00

FGTS do mês:                      1.325,76

--------------------------------------

Pagamento PRO-LABORE:            10.000,00

Pagamentos a Autônomos:           2.700,00

Cooperativas de Trabalho:         4.800,00

Situação Cadastral

Situação Qtde

Trabalhando                                 06

Ferias                                          02

Serviço Militar                               01

Total empregados                        09

 

 

PROVISÕES E RECOLHIMENTO INSS

Provisão Férias

Valor:       11.046,15

1/3 const:    3.682,05

INSS:         3.947,16

FGTS:         1.178,26

 

 

Total:       19.853,62

Provisão 13.Salário

Provisão:   12.377,84

INSS:        3.317,26

FGTS:          990,23

 

 

 

Total:      16.685,33

RECOLHIMENTO INSS

Parte Empresa:  3.159,39

Terceiros:         521,30

Acid.Trabalho:     157,97

Convênios:         394,92

Inss Empregados: 1.397,89

 

Total:           5.631,47

Outros Recolhimentos INSS

Pró-Labore:    2.000,00

Autônomos:       540,00

Coop.Trabalho:   720,00

 

 

 

Total:         3.260,00

 

(*) O valor constante no resumo não faz base para cálculo de IRF, INSS e nem deve ser somado como total de proventos, já que Serviço Militar demonstra apenas que há empregados afastados por este motivo. Sobre tal valor incide somente o recolhimento do FGTS, conforme previsto na legislação e demonstrado na base de cálculo do FGTS do mês abaixo.

Os valores de INSS a recolher sobre os respectivos pagamentos estão demonstrados abaixo.

BASE DE CÁlCULO - FGTS / INSS / PROVISÃO FÉRIAS E 13° SALÁRIO

Bases de Cálculos

Para se encontrar a base de cálculo de INSS, Imposto de renda e de FGTS, é preciso somar todos os valores dos eventos ou ocorrências do resumo que sofrem as respectivas incidências (de acordo com o Quadro de Incidências Tributárias), deduzindo-se os descontos que são abatidos para a composição da base de cálculo (faltas, atrasos);

FGTS a recolher

É o cálculo direto de 8% sobre a base de cálculo de FGTS encontrada acima. Há algumas variáveis que precisamos ficar atentos como:

  • Serviço militar: deve ser recolhido o FGTS dos empregados afastados por Serviço Militar, com base no salário nominal ou média de variáveis (se receber comissão, por exemplo) ou observar norma mais benéfica prevista em acordo ou convenção coletiva;

  • Acidente de trabalho: deve ser recolhido o FGTS dos empregados afastados por motivo de Acidente de Trabalho com base no salário nominal ou média salarial (se receber remuneração variável);

  • Adiantamento 13º salário (novembro): o recolhimento do FGTS sobre o adiantamento de 13º salário deve ser recolhido por ocasião do pagamento da 1ª parcela em novembro;

  • Pagamento 13º salário (dezembro): o recolhimento do FGTS do 13º salário (2ª parcela) no mês de dezembro é feito juntamente com o FGTS da folha de dezembro (recolhimento em janeiro). Ao realizar o recolhimento da competência dezembro (folha + 13º salário) é necessário conferir se o sistema está abatendo o valor do FGTS já recolhido por ocasião da 1ª parcela.

GPS a recolher

É o cálculo da contribuição do INSS por parte da empresa sobre a base de cálculo encontrada:

  • INSS empresa: para encontrar os valores de INSS empresa, terceiros, o RAT e Convênios (salário-educação), basta aplicar os respectivos percentuais sobre a base de cálculo;

  • INSS empregado: para encontrar os valores de INSS empregado a ser recolhido, soma-se os valores de INSS descontado dos empregados, o INSS sobre férias e INSS 13º salário, deduzindo-se deste total o valor pago a título de salário família e licença-maternidade.

Provisão de Férias

A provisão de férias apresentada neste resumo é o demonstrativo dos valores acumulados dos avos dos empregados, de forma a acompanhar a evolução mensal total, considerando inclusive, os encargos sobre a provisão.

No exemplo o valor do INSS de 26,8% e o valor do FGTS de 8% foram calculados sobre o total de avos de todos os empregados (de acordo com o número de avos equivalentes ao período aquisitivo) mais o valor de 1/3 constitucional.

Provisão de 13º Salário

A provisão de 13º salário apresentada no resumo, trata-se do montante de 10/12 avos (considerando o salário mais médias) de outubro/2012 de todos os empregados. Assim como na provisão de férias, os encargos também estão sendo considerados.

DEMONSTRATIVO DA APURAÇÃO DA BASE DE CÁLCULO APRESENTADA NO RESUMO

Demonstraremos abaixo as verbas que foram consideradas (com base no quadro de incidências) para compor a base de cálculo do Imposto de renda, do INSS e do FGTS do mês:

Base de cálculo IRF Mês:

Salário Mensal                     12.984,47 +

Férias normais                       1.868,93 +

Média Horas Extras Férias        47,51 +

Comissões                                299,60 +

1/3 Férias Normais                  642,57 +

Média de Variáveis férias          11,46 +

Faltas                                   57,60 –

Base Cálculo IRF              R$15.796,94

Base de cálculo INSS Mês:

Salário Mensal                       12.984,47 +

Férias normais                          1.868,93 +

Média Horas Extras Férias           47,51 +

Comissões                                   299,60 +

1/3 Férias Normais                    642,57 +

Média de Variáveis férias             11,46 +

Faltas                                      57,60 –

Base Cálculo INSS                R$15.796,94

 

Base de cálculo FGTS Mês:

Salário Mensal                       12.984,47 +

Férias normais                         1.868,93 +

Média Horas Extras Férias           47,51 +

Comissões                                   299,60 +

1/3 Férias Normais                     642,57 +

Média de Variáveis férias             11,46 +

Serviço Militar                            775,00 +

Faltas                                   57,60 –

Base Cálculo FGTS              R$16.571,94

Portanto, podemos observar que algumas verbas sempre irão compor a base de cálculo, seja como valor positivo (salário mensal, férias normais, comissões e etc.) seja como valor negativo (faltas, atrasos, DSR descontado).

Há outras verbas, no entanto, em que só será considera para fins de cálculo de FGTS, como é o caso do valor de Serviço Militar, por exemplo.

Ao analisarmos o quadro de incidências podemos verificar que há outras verbas (além da verba Serviço Militar) em que só se considera para base de cálculo de alguns encargos e para outros não como, por exemplo, o aviso prévio indenizado, sobre o qual incide FGTS e INSS, mas não incide o imposto de renda.

Sobre estas peculiaridades, há duas observações a fazer:

a) A partir de 13.01.2009 há incidência de INSS sobre Aviso Prévio Indenizado. Para maiores detalhes acesse o tópico Aviso Prévio - Cálculo, subitem Encargos Sociais;

 

b) A partir de jan/2009 não há incidência de imposto de renda sobre férias indenizadas. Para maiores detalhes acesse o subitem Imposto de Renda no tópico Férias - Remuneração.

Para que não haja erro nos cálculos e apuração dos encargos a recolher, estas verbas precisam estar parametrizadas de forma correta no sistema de folha de pagamento. Qualquer alteração indevida nos parâmetros das verbas poderá ensejar recolhimento incorreto dos encargos.

Possibilitar que outros usuários (que não conheça da sistemática) possam alterar, excluir ou incluir os parâmetros existentes, é uma “porta aberta” para causar a falta de recolhimento de encargos ou provocar o recolhimento a maior. Por isso o profissional responsável poderá evitar maiores problemas restringindo os acessos a estas parametrizações.

DEMONSTRATIVO DOS VALORES A RECOLHER (INSS / FGTS / IRF)

Com base no resumo da folha de pagamento demonstraremos como fazer para se chegar aos valores de encargos a recolher.

Após encontrar as bases de cálculos dos encargos (conforme quadros acima), aplica-se o percentual de cada encargo sobre as respectivas bases conforme os encargos previstos no enquadramento do Código FPAS acima.

Base Cálculo (BC) INSS = R$ 15.796,94

 

INSS Empresa = BC x % INSS empresa

INSS Empresa = R$ 15.796,94 x 20%

INSS Empresa  = R$ 3.159,39

 

Base Cálculo (BC) Terceiros = R$ 15.796,94

 

INSS Terceiros = BC x % INSS terceiros

INSS Terceiros = R$ 15.796,94 x 3,3%

INSS Terceiros = R$ 521,30

 

BC Acidente Trabalho = R$ 15.796,94

 

Acidente Trabalho = BC x % INSS RAT/SAT

Acidente Trabalho = R$ 15.796,94 x 1%

Acidente Trabalho = R$ 157,97

 

BC Convênios (Sal.Educação) = R$ 15.796,94

 

Salário-Educação = BC x % INSS Sal.Educação

Salário-Educação = R$ 15.796,94 x 2,5%

Salário-Educação = R$ 394,92

INSS Empregados

 

INSS Empregados = Soma total INSS descontado – Salário-família – Salário-maternidade

INSS normal          =     R$ 1.130,89 +

INSS Férias           =     R$    282,74 +

Salário-família        =     R$     15,74 –

Salário-Matern.      =     R$       0,00 –

INSS Empregados   =     R$   1.397,89.

 

INSS Outros Pagamentos

INSS Pró-Labore

INSS = Valor Pago x 20%

INSS = R$ 10.000,00 x 20%

INSS = R$2.000,00

INSS Autônomos

INSS = Valor Pago x 20%

INSS = R$ 2.700,00 x 20%

INSS = R$    540,00

INSS Cooperativas Trabalho

INSS = Valor Pago x 15%

INSS = R$ 4.800,00 x 15%

INSS = R$    720,00

Nota: Como os valores de salário-família e salário-maternidade são benefícios a cargo da previdência Social, ao apurar o valor de INSS a recolher a empresa deve abater o total destes valores para compor a GPS.

Neste exemplo, caso o valor do INSS empregados fosse insuficiente para abater o salário-família e o salário-maternidade, a diferença poderia ser descontada do INSS empresa.

RESUMO GERAL DOS RECOLHIMENTOS

? INSS A RECOLHER (Guia da Previdência Social - GPS)

GPS = INSS empresa + INSS empregados + Terceiros + RAT/SAT

GPS = R$ 3.159,39 + R$ 1.397,89 + R$ 521,30 + R$ 157,97 ? GPS = R$ 5.236,55

SALÁRIO EDUCAÇÃO = R$ 394,92

PRÓ-LABORE = R$ 2.000,00

AUTÔNOMOS = R$ 540,00

COOP. TRABALHO = R$ 720,00

TOTAL INSS A RECOLHER = R$ 8.891,47

Composição da Guia

Valor do INSS = R$ 3.159,39 + R$ 1.397,89 + R$ 157,97 + R$ 2.000,00 + R$ 540,00 + R$ 720,00 = R$ 7.975,25

Valor de Outras Entidades = R$ 521,30 + R$ 394,92 = R$ 916,22

Nota: Caso a empresa tenha convênio com o Salário-Educação ou outra entidade (terceiros), os valores deverão ser recolhidos diretamente às entidades por meio das respectivas guias fornecidas.

? FGTS = Base cálculo FGTS x 8%

GFIP = R$ 16.571,94 x 8%

GFIP = R$ 1.325,76

TOTAL FGTS = R$ 1.325,76

? IRF = IRF sobre salários + IRF sobre férias – Devolução IRF (se houver)

DARF = R$ 863,00 + R$ 71,39 – R$ 0,00

DARF = R$ 934,39

TOTAL IRF = R$ 934,39

VALORES RECOLHIDOS A MAIOR - RESTITUIÇÃO OU COMPENSAÇÃO

Os valores recolhidos indevidamente ou a maior poderão ser restituídos ou compensados dependendo do tipo de encargo recolhido indevidamente.

FGTS

O recolhimento do FGTS é feito nominalmente, ou seja, os recolhimentos são feitos de forma individual nas respectivas contas vinculadas junto à Caixa Econômica Federal.

Por esta razão, caso ocorra um recolhimento indevido ou a maior em determinado mês não basta simplesmente compensar o valor no montante a ser recolhido no mês seguinte. É preciso identificar qual ou quais os empregados que tiveram recolhimentos a maior e solicitar a restituição destes valores.

Para retificações ao FGTS que redundem em devolução de valores, além da transmissão do arquivo SEFIP, deve ser apresentado o formulário "Retificação com Devolução de FGTS - RDF" (Anexo I) da Circular CEF 452/2008.

Para maiores esclarecimentos sobre retificação de informações do FGTS acesse o tópico FGTS - Retificação de Informações e Transferências de Contas Vinculadas.

IMPOSTO DE RENDA

Conforme dispõe a Instrução Normativa SRF 1.300/2012 a RFB promoverá a restituição de receitas arrecadadas mediante DARF que não estejam sob sua administração, desde que o direito creditório tenha sido previamente reconhecido pelo órgão ou entidade responsável pela administração da receita. 

A restituição poderá ser efetuada:

  • A requerimento do sujeito passivo ou da pessoa autorizada a requerer a quantia; ou

  • Mediante processamento eletrônico da Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF).

A pessoa jurídica que promoveu retenção indevida ou a maior de tributo administrado pela RFB no pagamento ou crédito a pessoa física ou jurídica poderá deduzir esse valor da importância devida em período subsequente de apuração, relativa ao mesmo tributo, desde que:

I - a quantia retida indevidamente tenha sido recolhida; e

II - na hipótese de retenção indevida ou a maior de imposto de renda com fundamento em dispositivo da legislação tributária que disciplina a tributação de rendimentos sujeitos ao ajuste anual, a compensação seja efetuada até o término do ano-calendário da retenção.

Nota: Não ocorrendo a compensação prevista acima, a restituição do indébito de imposto de renda retido com fundamento em dispositivo da legislação tributária que disciplina a tributação de rendimentos sujeitos ao ajuste anual, bem como a restituição do indébito de imposto de renda pago a título de recolhimento mensal obrigatório (carnê-leão), será requerida pela pessoa física à RFB exclusivamente mediante a apresentação da DIRPF.

INSS

As contribuições sociais e as contribuições devidas a terceiros somente poderão ser restituídas ou compensadas nas hipóteses de pagamento ou recolhimento indevido ou maior que o devido, nos termos e condições estabelecidas pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.

A partir da MP 449/2008 convertida na Lei 11.941/2009, através do art. 65, a compensação não está mais limitada ao montante de 30% (trinta por cento) do valor a ser recolhido em cada competência.

O valor a ser restituído ou compensado será acrescido de juros obtidos pela aplicação da taxa referencial do Sistema Especial de Liquidação e de Custódia - SELIC para títulos federais, acumulada mensalmente, a partir do mês subsequente ao do pagamento indevido ou a maior que o devido até o mês anterior ao da compensação ou restituição e de um por cento relativamente ao mês em que estiver sendo efetuada.

Fonte: Guia Trabalhista

 

http://www.labortime.com.br/index.php/noticias/240-apuracao-de-encargos-mensais-sobre-folha-de-pagamento-restituicao-ou-compensacao